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办公小技巧：用好Excel 特殊日期提醒更智能
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摘要：在企业文化建设中，为了增强员工的凝聚力，很多企业都会为员工提供生日福利、纪念日等活动。但是，这些活动需要在指定日期针对特定员工实施。现在我们可以借助 Excel 快速添加这
在企业文化建设中，为了增强员工的凝聚力，很多企业都会为员工提供生日福利、纪念日等活动。但是，这些活动需要在指定日期针对特定员工实施。现在我们可以借助 Excel 快速添加这些特殊日期的提醒。我们以 Excel 2016 为例。提醒时间为XX入职周年前两天，提醒单元格中自动添加提醒文字，单元格填充黄色背景色（图1）。
图1提醒效果示例
可以看到示例中有很多数据，而实际提醒只需要部分数据，所以我们可以首先提供智能提醒制作一个特殊的工作表，新表中的数据是通过VLOOKUP函数从原表ABCD列的数据中提取出来的。按照提示新建一个“提醒表”，复制A1～D1的表头数据，然后定位到B2，输入公式“=IF(LEN($A2)=0,”,VLOOKUP($A2, Sheet1!$A$1: $D$15,COLUMN(B2),0))”，然后将其填充到 D 列的右侧，向下填充到第 15 行（图 2）。
Tips：这里使用COLUMN函数返回值所在的列，使用VLOOKUP函数使用原工作表A1:D15中单元格A2的值搜索area，最后通过IF函数的嵌套来判断（防止出现N/A提示）。
图2新表
所以只要当我们开始在A2单元格填写员工ID数据时，上述函数会自动引用原表数据，以后在原数据表中添加其他员工信息后，只需要继续填写c或对应员工的 ID 自动调用数据（图 3）。当然，这仍然是一个发现者。如果员工较多，可以通过在A列输入工号快速找到该员工的信息。
图3调用数据
因为是一个员工入职周年提醒，我们需要先计算出该员工的工龄，这个是借助INT函数计算出来的，定位到E2单元格，输入公式"=INT((TODAY()-D2)/ 365)”，底部填写自动显示员工的工作年限（图4）。
图4计算员工年龄
Tips：先用TODAY函数减去员工的入职日期，得到实际入职天数，然后除以365 天以获取实际注册年龄。最后，使用INT函数进行四舍五入（是直接去掉小数的四舍五入方式，如9.1→9.9服务年限取9），这样就可以得到该员工从入职到今天的整数工作年数。但是需要注意的是，由于闰年（366天）的存在，如果要准确计算出员工的年数，就需要考虑这个因素。本文仅为计算方便，以365天为基准。
示例需求是在员工入职周年纪念日前两天提醒员工。周年是根据员工入职月份计算的，所以计算截至今天为止，员工入职月份与今天日期的时差。这个时间差是通过DAYS函数计算出来的（输入月日-今天的月日），找到F2单元格输入公式“=DAYS(TEXT(D2,"mm-dd"),TODAY())，然后拉下（图5）
Tips：公式首先使用TEXT函数提取D2单元格日期的月日格式，然后用它作为DAYS函数的结束日期。用TODAY()（代表今天的月和日）作为DAYS函数的开始日期，然后减去两个日期之间的天数。因为需要提前2天通知例子中减去的天数为2则需要通知。假设今天是2019年11月14日，那么2016年11月16日加入的张美需要提醒（11/16-11/14=2 )，负数表示小于当前月份和周年纪念日过去的天数。
图5计算从今天进入周年纪念日算起的天数
最后是提醒句的设置，可以借助IF函数，找到G2单元格，输入公式"=IF(F2=2,C2&""&B2&"加入后天"&E2&"周年纪念","")"然后下拉，这样就会出现符合条件的员工在 G 栏中有一个提醒句（图 6）。
Tips：IF函数的第一个条件决定时差是否与入场时间相差2天。如果满足要求，则根据示例输出提醒语句。使用“&”字符在单元格G2中显示指定字符，否则为空白。
图6添加提醒句
示例中还需要填写提醒句的背景色。这是在条件格式的帮助下完成的。选中G列数据，点击“开始→条件格式→高亮单元格规则→包含以下文本的单元格格式”，在打开的窗口中输入“周年纪念日”，点击自定义格式，选择设置用黄色填充背景颜色（图 7）。
图7条件格式
文章来源：《特别健康》 网址: http://www.tbjkbjb.cn/zonghexinwen/2021/0624/1916.html